produktivitas tanpa drama dengan aplikasi bawaan
Salah satu shiny object syndrome saya adalah aplikasi, terutama aplikasi produktivitas.
Sejak masih menggunakan ponsel berbasis android sampai sekarang menggunakan iOS, salah satu hobi saya adalah "belanja aplikasi". Sebut gratis atau berbayar, ada banyak aplikasi yang pernah saya coba, apalagi yang menjanjikan efisiensi kerja.
Ada beberapa aplikasi yang bertahan sampai beberapa tahun lamanya (Sebut saja Evernote dan Notion). Ada juga aplikasi yang hilang setelah diakuisisi oleh perusahaan lain (Mourning Sunrise Calendar as we speak). Hal ini masih terjadi sampai kemarin, ketika saya mengunduh Habitica karena ingin tracking kegiatan olahraga saya sehari-hari.
Ketika akhirnya saya bosan dan merasa repot sendiri, saya memutuskan untuk mengoptimalkan aplikasi bawaan yang ada di ponsel saya. Dalam hal ini, berarti notes, kalender, dan reminder.
Setelah empat tahun menggunakan Notion, setengah tahun terakhir saya fokus menggunakan aplikasi tersebut untuk tanggung jawab sehari-hari. Saya pikir akan terjadi kesulitan, ternyata kinerja saya cenderung lebih mudah.
Kini saya juga menggunakan Obsidian dan Nota untuk menulis blog, tetapi hal ini tidak mengurangi efektivitas aplikasi bawaan yang saya pakai.
baca: Kesan Pertama Menggunakan Obsidian
Mengapa Menggunakan Aplikasi Bawaan?
Untuk orang yang selalu mencari the perfect app to start seperti saya, alasan-alasan di bawah ini wajib dipertimbangkan. Setelah saya memutuskan fokus ke aplikasi bawaan, penyadaran utama saya adalah apa yang ada sudah cukup. Terutama karena faktor-faktor berikut ini.
Lebih stabil dan terintegrasi
Aplikasi bawaan dibuat dengan hardware terkait sebagai dasarnya, sehingga akan cenderung stabil dan terintegrasi satu sama lain.iOS menangani integrasi antar device dengan sangat baik dan efisien. Saya pakai aplikasinya di Iphone maupun mac nggak ada beda, tetap seamless.
Google apps menurut saya masih kurang flawless dalam hal eksekusi, namun sebagai "induk" dari Android pilihan aplikasi-nya sudah lengkap dan memenuhi fungsi dasar. Dan lagi, semua layanannya terintegrasi dalam satu akun sehingga tidak perlu repot-repot.
Gratis dengan fitur cukup
Semua aplikasi bawaan biasanya gratis. Tidak ada versi premium, tidak ada add-on berbayar tambahan. Pengecualian untuk Google Workspace yang memang produk komersil, tetapi aplikasi produktivitas dasarnya sudah lebih dari cukup untuk fitur keseharian.
Kadang kita lupa kalau kebutuhan produktivitas sehari-hari hanyalah sesimpel kalender dan catatan. Tidak perlu fitur aneh-aneh yang malah membuat perhatian jadi teralihkan. Yang membawa kita ke alasan berikutnya....
Minim distraksi
Aplikasi bawaan dengan fitur sederhananya membuat mereka minim pengalih perhatian. Nggak ada fitur gamifikasi yang membuat kita mengejar stats, nggak bisa melihat teman, nggak ada fitur-fitur berbayar. Lebih oke lagi, nggak ada iklan!
(Er⦠kecuali beberapa merek ponsel yang aplikasi bawaannya justru menjadi bloatware)
Cocok untuk pemula
Dengan sendirinya, aplikasi bawaan juga dirancang mudah digunakan untuk pemula. the most basic things, cocok untuk orang yang baru ingin memulai tracking dan mengatur keseharian secara digital. Aplikasi bawaan dirancang untuk berfungsi di kebutuhan paling dasar, dan ketika orang baru memulai, rasanya kebutuhannya memang belum aneh-aneh.
Selalu mulai dari yang ada. Kalau sudah mahir dan terbiasa, barulah nanti pindah ke aplikasi lain yang dirasa lebih cocok dan memenuhi kebutuhan. Atau dalam kasus saya, malah tetap pakai bawaan.
Aplikasi bawaan untuk keseharian saya
4D: Dump, Date, Do, Database
Singkatan ini saya buat untuk aplikasi yang saya gunakan dan fungsinya. Berhubung saya pakai iOS, jadi patokan aplikasinya adalah iOS, tapi aplikasi ini juga berlaku untuk pengguna Android, jadi saya sertakan ekuivalen google apps-nya.
Dump - menangkap pikiran
Dalam waktu satu hari saja, ada banyak informasi yang kita terima dan sampaikan setiap harinya. Kalau nggak dicatat, pasti kelupaan. Karena itu kita memerlukan sebuah aplikasi yang mudah dibuka untuk mencatat hal-hal tersebut.
Saya menggunakan Apple Notes. Dalam satu hari, bisa ada satu sampai lima catatan baru, mulai dari catatan rapat sampai pengingat untuk membeli kado. Kalau lagi rajin, dalam waktu satu hari catatan itu saya sortir sesuai fungsinya masing-masing, tapi seringnya sih dibiarkan, yang penting saat saya butuh, saya tinggal pakai fungsi find.
Apabila ada catatan yang sepertinya akan dijadikan referensi terus-menerus, saya tidak lama menyimpannya di Apple notes. Saya memindahkannya ke database, yang akan saya jelaskan di bagian lain tulisan ini.
Gunakan: notes, google keep
Date - kalender
Dari catatan-catatan tersebut, kadang ada yang berupa penanda tanggal. Untuk setiap hal yang jelas tanggal pelaksanaannya, berikut dengan jam-nya, sebaiknya dicatat di kalender.
Saya juga mencatat hal-hal yang dilakukan tanpa rencana, seperti rapat dadakan dan sejenisnya. Mencatat di kalender untuk saya punya dua fungsi: untuk mengingatkan dan untuk evaluasi. Setiap akhir minggu, saya melihat apa yang saya lalui di minggu kemarin, lalu bertepuk tangan untuk diri sendiri karena udah survive melewati minggu yang laknat. π€
Pun ketika bulan tersebut berakhir, saya bisa melihat apa saja yang sudah saya lakukan di bulan itu. Saya bisa melihat bulan mana yang penuh dan hari-hari apa yang biasanya sibuk. Ini bisa jadi basis alasan saya untuk memilih prioritas bulan berikutnya. Apakah bulan lalu, saya kebanyakan main ke luar? Atau malah kerja melulu, jadi seharusnya saya memilih hari khusus untuk bersama keluarga?
Pengecualian: Kalau lagi sibuk banget, biasanya kalender tersebut malah nggak keisi sih, saking sibuknya. Hahahaha....
Gunakan: apple calendar, google calendar
Do - daftar tugas
Untuk tugas sehari-hari, saya menggunakan kombinasi google docs, apple reminders, dan tulisan manual di buku catatan. Saya sempat mencoba menuliskan semua tugas di aplikasi to-do-list, tapi memang semua punya porsinya masing-masing.
Tetapi, saya masih intens menggunakan reminders/to-do-list app, terutama untuk hal-hal yang jelas rutin. Kayaknya sekarang saya cenderung menggunakan reminders sebagai penulis daftar: wishlist, daftar belanja bulanan, dan lain-lain. Kapan-kapan saya bedah kali yaa isi reminders saya π€£
Gunakan: apple reminders, google tasks
Database - catatan referensi
Dari semua catatan, janji dan pengingat, ada hal-hal yang bisa jadi perlu disimpan dan mudah diakses. Maksud saya adalah catatan yang sering menjadi referensi, ingin disimpan terus, dan sebagainya. Ketika kebutuhannya ini, aplikasinya bisa sangat beragam.
Bergantung kenyamanan, orang bisa menggunakan aplikasi notes yang punya fasilitas folder, seperti apple notes. Google Keep rasanya lebih cocok untuk catatan singkat yang kemudian dilupakan, sehingga menurut saya google docs bisa menjadi penggantinya. Bagi yang menggunakan MacOs, Apple punya aplikasi office yang menurut saya cukup mumpuni, yaitu Apple Pages.
Saya sendiri, sebelum mengeksplor aplikasi lainnya, konsisten menggunakan apple notes dan google docs. Seiring waktu saya sudah lebih tahu apa kebutuhan saya, sehingga kini saya menggunakan Obsidian.
Gunakan: apple notes, pages, numbers, google docs
Mulai dari Sistem yang Sederhana
Dengan canggihnya teknologi, pada dasarnya, kebutuhan manusia masih sama. Sandang, pangan, dan papan. Tidak semua manusia memiliki kebutuhan untuk terjun ke dalam air atau menerbangkan roket. Ketika ditarik ke kebutuhan paling dasar, yang saya butuhkan adalah untuk mengingat dan mencatat. Apakah untuk itu saya perlu aplikasi heboh dengan berbagai mekanisme sistem dan otomatisasi? Sepertinya tidak.
Karena itu, dengan kehadiran berbagai aplikasi yang canggih dan bermacam bentuknya, aplikasi dasar masih tetap unggul dan fungsional. Sebelum menggunakan aplikasi baru, saya mengecek dulu apakah aplikasi yang ada di ponsel atau laptop saya sudah bisa memenuhi kebutuhan. Kini saya tidak lagi menghabiskan waktu untuk browsing App Store, mencari mana aplikasi atau template paling sempurna untuk kebutuhan hidup saya.
Sebelum menambah aplikasi baru, ada baiknya bertanya pada diri sendiri: Apakah aplikasi baru itu akan benar-benar membuat kita produktif, atau justru hanya memberikan ilusi "perasaan produktif"?
Setelah kemarin sibuk belajar Habitica beberapa hari, akhirnya saya membuat fitness tracker di website ini, di bearblog ini. Mungkin memang bukan aplikasi bawaan, but still, it's the simplest one that works.
Siapa tahu, cukup dengan aplikasi bawaan, kamu sudah mendapatkan jawabannya.
Sampai jumpa di cerita berikutnya,
Mega